EIN cho người không cư trú: cách xin mã số thuế Mỹ khi không có SSN

EIN là gì và khi nào cần?

EIN (Employer Identification Number) là mã số thuế liên bang do IRS cấp cho doanh nghiệp. LLC cần EIN để mở tài khoản ngân hàng Mỹ, đăng ký Stripe/PayPal/Amazon Seller, thuê nhân sự và thực hiện các nghĩa vụ khai báo thuế.

Xin EIN trực tiếp từ IRS là miễn phí. Nếu một đơn vị thu phí, hãy hiểu rõ khoản phí đó là phí dịch vụ làm hộ, không phải phí của IRS.

Vì sao người không có SSN/ITIN khó xin online?

Biểu mẫu xin EIN trực tuyến của IRS yêu cầu người chịu trách nhiệm (responsible party) có SSN hoặc ITIN. Người ở Việt Nam thường không có cả hai, nên phải nộp Form SS-4 bằng đường khác: fax, điện thoại quốc tế hoặc gửi thư. IRS công bố số fax, số điện thoại và địa chỉ dành cho người nộp từ nước ngoài trên irs.gov — hãy dùng thông tin mới nhất ở đó.

Quy trình tổng quát

1. Đợi LLC được bang chấp thuận và có Certificate/Articles of Organization.
2. Điền Form SS-4 theo hướng dẫn mới nhất của IRS; tên LLC phải khớp tuyệt đối với hồ sơ bang.
3. Ở ô dành cho SSN/ITIN của responsible party, làm theo hướng dẫn của IRS dành cho người không có số này.
4. Ký tên và gửi qua kênh dành cho người nộp từ nước ngoài.
5. Nhận thư xác nhận EIN (thường là CP 575) và lưu bản gốc cẩn thận.

Thời gian xử lý

Nộp qua fax thường nhanh hơn thư, nhưng thời gian cụ thể thay đổi theo thời điểm — có thể vài ngày làm việc đến vài tuần. Hãy tính trước khi lên kế hoạch mở ngân hàng hoặc ra mắt cửa hàng.

Lỗi thường gặp

• Tên LLC trên SS-4 không khớp với hồ sơ đã nộp cho bang.
• Chọn sai loại thực thể hoặc số lượng thành viên.
• Ghi Registered Agent làm responsible party — người này nên là người thực sự điều hành, sở hữu LLC.
• Quên ký tên hoặc điền thiếu thông tin nên hồ sơ bị trả lại.

Bài viết mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định và mức phí thay đổi theo từng bang và theo thời gian — hãy đối chiếu với trang chính thức của bang/IRS và hỏi chuyên gia trước khi quyết định.