Tự xin EIN cho LLC: hướng dẫn điền Form SS-4 từng bước

Bài này dành cho người muốn tự điền và nộp Form SS-4 thay vì thuê dịch vụ làm trọn gói. Nếu bạn chỉ cần hiểu tổng quan EIN là gì và khi nào cần, xem bài "EIN cho người không cư trú" trước — bài này đi sâu vào cách điền từng mục.

Chuẩn bị trước khi điền

• Certificate/Articles of Organization bang đã cấp — tên LLC trên SS-4 phải khớp tuyệt đối với hồ sơ này.
• Ngày thành lập LLC theo hồ sơ bang.
• Địa chỉ nhận thư tại Mỹ (địa chỉ Registered Agent hoặc virtual address).
• Tên đầy đủ của responsible party (người chịu trách nhiệm) — thường là chủ sở hữu LLC.
• Mô tả ngắn gọn ngành nghề kinh doanh chính (ví dụ: bán lẻ online, dịch vụ phần mềm...).

Tải Form SS-4 ở đâu

Tải bản mới nhất trực tiếp từ irs.gov (tìm "Form SS-4"), kèm theo tài liệu hướng dẫn "Instructions for Form SS-4" đi cùng — IRS thỉnh thoảng cập nhật mẫu và hướng dẫn, nên không dùng lại file tải từ nhiều năm trước.

Điền các mục chính

1. Dòng 1 — Tên hợp pháp: ghi đúng tuyệt đối tên LLC theo Certificate/Articles of Organization, kể cả cách viết hoa và dấu câu.
2. Dòng 2 — Tên thương mại (nếu có): để trống nếu bạn không dùng tên giao dịch khác (DBA).
3. Dòng 3 — Tên người được uỷ quyền nhận thư thay (nếu có): thường để trống trừ khi bạn dùng dịch vụ hỗ trợ nhận thư IRS.
4. Dòng 4a–4b — Địa chỉ nhận thư: dùng địa chỉ tại Mỹ (Registered Agent hoặc virtual address), vì EIN xác nhận (CP 575) sẽ gửi về địa chỉ này.
5. Dòng 7a–7b — Tên và SSN/ITIN của responsible party: nếu không có SSN/ITIN, làm theo đúng hướng dẫn hiện hành của IRS dành cho người nộp từ nước ngoài — mục này IRS hay cập nhật cách xử lý nhất, nên đọc kỹ "Instructions for Form SS-4" bản mới nhất trước khi điền.
6. Dòng 8a — Is this entity an LLC: chọn Yes.
7. Dòng 8b — Số lượng thành viên LLC.
8. Dòng 8c — LLC có được tổ chức tại một bang của Mỹ không: chọn Yes.
9. Dòng 9a — Loại hình thực thể: LLC một thành viên thường chọn disregarded entity; LLC nhiều thành viên thường chọn partnership — chọn theo đúng hướng dẫn ứng với số thành viên của bạn.
10. Dòng 10 — Lý do xin EIN: chọn "Started new business" và ghi ngắn gọn ngành nghề.
11. Dòng 18 — Đã từng xin EIN cho thực thể này chưa: chọn No, trừ khi bạn thực sự đã xin trước đó.

Cách nộp khi không có SSN/ITIN

Vì không nộp online được, bạn còn 3 cách: fax theo số quốc tế IRS công bố cho người nộp ngoài nước Mỹ (thường nhanh nhất trong 3 cách), gọi điện thoại tới International line của IRS theo giờ làm việc công bố trên irs.gov, hoặc gửi thư bưu điện (chậm nhất, nên là lựa chọn cuối). Luôn lấy số fax/điện thoại/địa chỉ mới nhất trực tiếp từ irs.gov tại thời điểm bạn nộp, vì các kênh này có thể thay đổi.

Sau khi nộp

Nếu nộp qua fax, IRS thường fax lại số EIN trong vài ngày làm việc nếu bạn để số fax nhận phản hồi. Thư xác nhận chính thức (CP 575) sẽ gửi qua đường bưu điện về địa chỉ ở dòng 4a–4b sau đó. Lưu bản gốc cẩn thận và scan nhiều bản — ngân hàng và các nền tảng thanh toán sẽ yêu cầu xem lại giấy tờ này.

• Tên LLC trên SS-4 không khớp tuyệt đối với hồ sơ bang — lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.
• Điền sai mục 9a (loại hình thực thể) so với số lượng thành viên thực tế.
• Ghi Registered Agent làm responsible party thay vì chủ sở hữu thực sự của LLC.
• Thiếu chữ ký hoặc điền thiếu mục bắt buộc.

Bài viết mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định và mức phí thay đổi theo từng bang và theo thời gian — hãy đối chiếu với trang chính thức của bang/IRS và hỏi chuyên gia trước khi quyết định.